Satın Alma Harcama ve Bütçe Yönergesi

YAYINCILAR TELİF HAKLARI VE LİSANSLAMA MESLEK BİRLİĞİ – YAYBİR SATIN ALMA, HARCAMA VE BÜTÇE YÖNERGESİ

1. AMAÇ, TANIMLAR VE DAYANAK
   1. Amaç: Bu yönergenin amacı; Yayıncılar Telif Hakları ve Lisanslama Meslek Birliği – YAYBİR’in bütçe, muhasebe, satın alma ve harcama yetki usul ve işlemlerini; YAYBİR tarafından uygulanacak giriş ve yıllık üye aidatlarının miktarını, YAYBİR GÖREVLİLERİNE verilecek harcırah tutarlarını, telif hakları takip hizmeti ücretlerini ve YAYBİR Genel Kurullarında onaylanan tahmini bütçelerin uygulama usul ve esaslarını belirlemektir.
   1. Tanımlar: Bu yönergede yer alan;
      1. YAYBİR: Yayıncılar Telif Hakları ve Lisanslama Meslek Birliği’ni
      1. YÖNETİM KURULU: YAYBİR Genel Kurulunda seçilen yönetim kurulunu,
      1. TEDARİKÇİ: Mal ve hizmet satın alınan satıcı kişi ve firmaları,
      1. YAYBİR GÖREVLİSİ: Yönetim kurulu tarafından YAYBİR’i temsil etmek üzere yurtiçinde ve yurtdışında toplantı ve etkinliklere katılmakla görevlendirilmiş yönetim, denetim, haysiyet ve teknik bilim kurul ile çalışma grupları üyelerini, YAYBİR ücretli çalışanları ile uzman ve danışmanları,
      1. GEÇİCİ GÖREV: Yönetim kurulu tarafından, YAYBİR görevlilerinin YAYBİR’i temsilen katılmalarına karar verilen toplantı, etkinlik ve benzeri diğer faaliyetleri,
      1. KONAKLAMA VE YOL GİDERİ: YAYBİR görevlisine geçici görev kapsamında oda+kahvaltı olarak ödenen konaklama gideri ile gidiş-dönüş seyahat giderlerini,
      1. GÜNDELİK: YAYBİR görevlisine Geçici görev sürecince yemek ve diğer kişisel ihtiyaçlarını karşılamaları için ödenen günlük ücretleri,
      1. HARCIRAH: YAYBİR görevlisine geçici görev kapsamında ödenen konaklama ve yol gideri ile gündeliklerin tamamını,
      1. MALİ BELGE: Yürürlükteki mali mevzuata uygun olarak ödemeler veya tahsilatlar karşılığında düzenlenmiş fatura, fiş, bilet, gider pusulası, tahsilat ve bağış makbuzu gibi mali belgeleri,
      1. BÜTÇE: YAYBİR Genel Kurulunda onaylanan bütçeyi,
      1. DAĞITIM YÖNERGESİ: YAYBİR 5. Olağan Genel Kurulu’nda onaylanarak yürürlüğe giren ve 22 Kasım 2022 tarihli YAYBİR Olağanüstü Genel Kurulu ile değiştirilmiş ve onaylanmış Yayıncılar Telif Hakları ve Lisanslama Meslek Birliği – YAYBİR Toplu Hak Yönetimi Kaynaklı Telif Gelirleri Paylaşım ve Dağıtım Yönergesini ifade eder.
   1. Dayanak: Bu Yönerge, 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu, Telif Hakları Alanında Meslek Birlikleri Yönetmeliği, YAYBİR Tüzüğü ve diğer ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

• SORUMLULUK
  • Genel Sekreter veya Yönetim Kurulunca görevlendirilecek bir YAYBİR görevlisi bütçe tasarısını hazırlar ve Yönetim Kurulunun görüşlerine sunar. Birlik bütçesinin hazırlanmasından ve Genel Kurula sunulmasından Yönetim Kurulu sorumludur.

• ESASLAR

Bütçenin hazırlanmasında ve uygulanmasında şu esaslara uyulur:

• YAYBİR’in ilk hesap günü, kurulduğu günden başlar, genel kurulca bütçesinin kabulüyle sona erer.
  • YAYBİR’in hesap dönemi Ocak ayı birinci gününden başlamak üzere bir takvim yılıdır.
  • Takvim yılı YAYBİR’in bütçe dönemidir.
  • Yönetim Kurulunca bir hesap dönemi için tasarlanan bir yıllık gelir ve gidere göre yıllık bütçe 1 Ocak’ta başlar 31 Aralık’ta sona erer.
  • Bütçe gelir ve gider olmak üzere iki kısımdır.
  • Bütçe gelir kısmı bandrol satış gelirlerinden, referans hizmeti ücret gelirinden ve YAYBİR tüzüğünde belirtilen aşağıdaki diğer gelirlerden oluşur;

a) Telif gelirlerinin ve tazminatların tahsilinden elde edilen gelirler ile bu gelirlerin yatırımından doğan gelirler.

b) Giriş aidatı ve üyelik aidatı gelirleri ile telif gelirlerinin ve tazminatların tahsilinden elde edilen gelirlerden kesilecek birlik payları.

c) Bağışlardan ve ölüme bağlı tasarruflardan elde edilen gelirler.

ç) Sahip olduğu herhangi bir malvarlığı ile bu varlıklarından doğan gelirler.

d) Diğer gelirler.

İşbu maddenin (a) bendinde belirtilen gelirler, diğer gelirlerden ayrı bir hesapta tutulur.

Birlik gelirleri alındı belgesi veya fatura ile tahsil edilir.

• Bütçe gider kısmı şu maddelerden oluşur:
• Personel giderleri
• Yolluk ve gündelikler
• Sergi, konser ve benzeri giderleri
• Faaliyet alanını ilgilendiren konularda proje yapılması, toplantı, kongre, sempozyum,

       Seminer, yayın ve benzeri etkinliklere ilişkin giderler

• Faaliyet alanlarına ilişkin hizmet alımı ve diğer işler
• Sabit kıymetlere yatırımlar
• Yardımlar ve sponsorluklar
• Diğer giderler

• Bütçenin gelir kısmı tahminleri hakkında aşağıdaki hükümler uygulanır:
• Gelir, bir evvelki yıl tahsilatı göz önünde tutularak mümkün olduğu kadar gerçeğe yakın tahmin edilir.
• Bütçenin gider kısmı, bir önceki yıl giderleri ile cari yıl içinde yapılması düşünülen işler göz önüne alınmak suretiyle, mümkün olduğu kadar aktarmaya ihtiyaç duyulmayacak şekilde düzenlenir.
• YAYBİR bütçesi; gelir cetveli, gider cetveli ile YAYBİR’in zorunlu organlarından, genel sekreterlik, çalışan personel kadro ve mevcutlarını gösteren cetvellerden oluşur.

• SATIN ALMA VE HARCAMA USÜL VE ESASLARI
  • Satın Alma ve Harcama Yetkisi:

Satın alma ve harcama yetkisi, işbu yönergeyle belirlenmiş limitler dâhilinde yetkisi olan kişiler tarafından kullanılır.

• Satın Alma ve Harcama Yetki Limitleri:

• Genel Sekreter; 10.000-TL’ye kadar satın alma ve harcama yapabilir, banka hesaplarından para çekilebilir, başka hesaplara para havale edilebilir. Genel Sekreter 10.000-TL üzeri ve 50.000-TL altı harcamalarda YAYBİR Yönetim Kurulu Başkanı, Başkan Yardımcısı ve Sayman’dan herhangi ikisinin müşterek imzaları ile satın alma ve harcama yapabilir.
• 50.000-TL üzerindeki satın almalarda YAYBİR Yönetim Kurulu kararı gerekir.
  • Satın Alma Süreci:

Satın alma işlemlerini yapan kişiler, aşağıda belirtilen görev ve politikalara uygun olarak satın alma yaparlar.

Yönetim Kurulu onayı gerektiren satın alma ve harcamalarda;

Sözleşme gerektiren satın almalarda taraflarca oluşturulan sözleşme, satın alma onayını veren kişi, kişiler veya kurula sunulur. Onaylanan sözleşme, tedarikçi firmayla karşılıklı imza altına alınarak sipariş aşamasına geçilir.

• HARCIRAH USÜL VE ESASLARI
  • Geçici görevler ve YAYBİR görevlileri yönetim kurulu kararıyla belirlenir.
  • Geçici görevde geçirilen her gün için, YAYBİR görevlisine yurt içinde 500-TL, yurt dışında (100-€) GÜNDELİK ödenir.
  • Konaklama ve yol giderleri, ibraz edilecek mali belgeler karşılığında ödenir.
  • Toplantılara İstanbul dışından katılacak olan Yönetim Kurulu üyelerine de bu maddede belirlenen gündelik ve harcırahlar ödenir.
  • Geçici görev sırasında YAYBİR görevlisi tarafından temsil ve ağırlama kapsamında yapılacak harcamalar, YAYBİR yönetim kurulu başkanının onayı ile mali belge karşılığında ödenir.
  • YAYBİR görevlisine, tahmini harcırah tutarını aşmamak koşuluyla, genel sekreter onayı ile geçici görev öncesinde ön ödeme yapılabilir. YAYBİR görevlisi aldığı harcırah avansını, geçici görevin sona erdiği tarihten itibaren (5) işgünü içinde kapatmakla yükümlüdür.

• BÜTÇE UYGULAMA USÜL VE ESASLARI
  • Harcamalar, bütçeye uygunlukları denetlenerek yönetim kurulu başkanı veya başkan yardımcısının ve saymanın kararı ile yapılır.  
  • Bütün ödeme ve tahsilatlar mali belge karşılığında yapılır. 8.000-TL’yi aşan tüm para hareketlerinin banka aracılığıyla yapılması zorunludur. YAYBİR kasasında 8.000-TL’den fazla nakit para bulundurulamaz, aşan tutarlar banka hesaplarına yatırılır.
  • Kira, ücret bordroları, vergi, sosyal güvenlik primi ödemelerinin yapılmasından ve bu konulardaki iş ve işlemlerin yürütülmesinden genel sekreter sorumlu ve yetkilidir.
  • Bütçe fasılları ve harcama kalemleri arasında aktarma yapmaya Yönetim Kurulu yetkilidir.

• ÜYELİK AİDATLARI
  • Üyeliğe giriş ödentisi (100-TL)’dir.
  • Üyelik ödentisi aylık (20-TL), yıllık (240-TL)’dir.

• TELİF HAKKI TAKİP HİZMETİ ÜCRETLERİ
  • Referans Hizmeti Ücretleri: YAYBİR tarafından; süreli olmayan ilim ve edebiyat eserlerini ithal eden yayma hakkı sahiplerine, BANDROL başvurularına dayanak teşkil etmek üzere verilen referans yazıları karşılığında alınacak, “Referans Hizmeti” ücretleri YAYBİR tarafından birlik faaliyetlerinin sürdürülmesinde kullanılacaktır. Referans hizmeti karşılığı her işlemde, (500) kitaba kadar (25-TL), fazlası için kitap başına (0,090 TL) ücret alınacaktır.
  • Bandrol Ücretleri: İlim ve edebiyat eserleri hak sahiplerine YAYFED üzerinden dağıtılan Bandrol ücretlerinden YAYBİR payına düşen tutar YAYBİR tarafından idari harcamalar, telif haklarının takibi ve hak ihlallerinin önlenmesi faaliyetlerinde kullanılacaktır.

• YÜRÜRLÜK
  • Bu yönerge hükümleri, YAYBİR Genel Kurulunda onaylanmasıyla birlikte yürürlüğe girer ve Yönetim Kurulu tarafından yürütür.